会議の進め方は、最初の5分で決まる。
「終了条件」を先に決めて、60分で担当と期限まで決める

1. 話して終わる会議を、やめた

少人数のお店の会議は、雑談と区別がつきにくくなります。

毎日顔を合わせているので、あらたまって話すことがない。
集まって、数字を見て、「頑張りましょう」で終わる。次の日から、何も変わりません。

私は、会議をこう考えています。

決まらなかったら、それは会議ではなく、報告です。報告なら、文面で足ります（→ スタッフ育成は、毎月のLINE1通から。褒め8割・提案2割で、提案は1つだけにしている）。

集まるのは、その場でしか決められないことを、決めるためです。

2. 準備が8割。前の日までにやること

会議の出来は、始まる前にほとんど決まっています。
私の感覚では、準備が8割から9割です。

前の日までにやるのは、次の4つです。

4つ目が大事です。
「どうしたらいいと思う？」と聞くだけの会議は、進みません。たたき台を持っていって、それを一緒に直すほうが、ずっと早く決まります。

3. 最初の5分で、終了条件を決める

会議の最初に、これを言います。

これが、終了条件です。

先に言っておくと、話が横にそれたときに、戻れます。
「その話は、今日決めることに関係ありますか」と聞けるからです。

終了条件がないと、会議は時間が来たから終わることになります。
あると、決まったから終わることができます。同じ60分でも、残るものが違います。

4. 60分の時間割

60分は、こう使います。

図表①：60分の時間割

気をつけているのは、2つです。

5. 決めたことは、「誰が・いつまでに・何を」の表にする

会議の最後に残すのは、この表です。

図表②：会議の最後に残す表（形だけ。中身は例です）

3つの列が、全部うまっていること。これが条件です。

「誰が」が空いていると、誰もやりません。
「いつまでに」が空いていると、いつまでもやりません。

そして、オーナーの行も、かならず入れます。
スタッフの行だけが並んだ表は、「やらされること」の一覧になります。お店の側も、同じ表の中で約束します。

6. 資料から変わったことを、書き残す

会議には、こちらで案を作った資料を持っていきます。
でも、話してみると、案のとおりにはなりません。

たとえば、次回予約のご案内を出すタイミング。
資料では「施術のすぐあと」にしていました。会議で、「お会計のとき」に変わりました。現場の流れを知っているスタッフの意見です。

こういう変更を、議事録の最後に「資料から変わったこと」として書き残します。

書き残す理由は、2つです。

自分の言ったことで、決まりが変わった。それが紙に残っていると、次の会議でも、意見が出ます。

7. 次の会議の時期を、その場で決める

最後に、次の会議の時期を決めます。

うちは、およそ3か月後です。
毎月だと、やることを変えた結果が、まだ数字に出ていません。半年あくと、決めたことを忘れます。

「会議が変われば、売上が上がる」。これは、私がずっと言ってきたことです。
変えるのは、長さでも回数でもありません。最初に終了条件を決めることと、最後に表を残すこと。この2つです。

現在の状態